ثبت خدمات و هزینه ها


مدیریت روالهای اداری و مالی بیمارستان

تعریف چرخه ثبت خدمات عبارت است از ثبت اطلاعات عملیات و خدمات انحام شده برای بیمار جهت درج در انواع اسناد پزشکی و بیمارستانی. این فرآیند بخشی حیاتی از چرخه بازدهی بیمارستان محسوب می شود. یک نظام ثبت خدمات و هزینه ها، پرسنل بیمارستان را در سطوح مختلف قادر میسازد تا همزمان با ارائه خدمات به یبمار، شرح خدمات ارائه شده و هزینه های مربوط به آن را با دقت در سامانه HIS وارد نمایند. با این روش تمام اطلاعات بصورت الکترونیکی در یک پایگاه یکپارچه ذخیره میشوند. یک نظام ثبت خدمات استاندارد پرسنل و ارائه دهندگان خدمات را کمک می کند تا خدمات ارائه شده، تعرفه هر خدمت برحسب تخصص، اطلاعات بالینی و دموگرافیک بیمار، برنامه زمانبندی و دفعات مراجعه بیمار، تعداد و تاریخ ویزیتها، و هزاران موارد دیگر را به راحتی ذخیره و در موارد نیاز بررسی و یا در اختیار واحدهای دیگر بیمارستان بگذارند.

چنین سیستمی می تواند سطحی از دقت، تاثیر، و قابلیت اطمینان را ارائه کند که سیستم های کاغذی هرگز قادر به ارائه آن نیستند. با بهینه شدن روال و نحوه ثبت خدمات، بیمارستان دیگر با مشکل عدم ثبت خدمات و هزینه های گم شده روبرو نخواهد بود. مطالعات نشان میدهد که تنها در ایالات متحده سالانه 25 بیلیون دلار هزینه های ناشی از عدم ثبت خدمات و مستندات کافی در روال درمان بیماران و شکایات حاصل از آن است. برعکس در سازمانهایی که فرآیند و ابزارهای مناسب برای ثبت خدمات و هزینه ها بکار گرفته شده است، افزایش بازدهی چشمگیری مشاهده شده است. نتیجه این نظام، کاهش دوباره کاری برای پرسنل مسئول کد گذاری، کاهش زمان صدور صورتحساب ها، کاهش زمان ارائه مستندات به سازمانهای بیمه، کاهش اعتراضات و شکایات بیماران، کاهش هزینه ها، و در نهایت افزایش میزان بهره وری بیمارستان خواهد بود.

محور اصلی برنامه شفا، مجموعه ای از زیرسیستم های مرتبط به هم است که فرآیند ثبت خدمات و هزینه ها را بهبود میب خشد و تسهیل می کند. این سیستم تمام خدمات، تجویزها، و سفارش ها را همراه با تعرفه های مربوطه براحتی ثبت می کند. سرعت و دقت این فرآیند در حدی است که موجب صرفه جویی زیادی در وقت و منابع سازمانی می گردد. بهبود روال ثبت خدمات مهمترین پارامتر در افزایش چرخه بهره وری بیمارستان به حساب می آید. مهمترین منافع این مجموعه سیستم را می توان به شرح زیر خلاصه نمود:

  • اطمینان از عدم وجود خدمات و هزینه های ثبت نشده
  • کاهش ریسک مسائل ممیزی، مالیاتی، و بیمه
  • ثبت هزینه خدمات در زمان و محل ارائه آنها
  • نگرش یکپارچه به کل داده ها و اطلاعات بیمار
  • جستجو براساس کدهای ICD
  • تعریف خدمات و هزینه ها برحسب تخصص های مختلف

نظام ثبت خدمات بطرز موثری جایگزین کاغذ می شود. اطلاعات نه تنها در زمان خدمت ثبت می شوند، بلکه براحتی با اطلاعات حاصل از بخشها و حوزه های دیگر یکپارچه می گردند. این به مدیران اجازه میدهد تا اطلاعات و داده ها را با رویکردهای متفاوتی بررسی کنند. ثبت هزینه ها در قسمتها و بخش های مختلفی از بیمارستان اتفاق میافتد. مجموعه نرم افزار شفا دارای زیرسیستم های متعددی است که هریک می توانند فعالیت ها و سرویس های قابل ارائه در واحدهای متفاوت بیمارستان را پوشش دهند. در واقع بخش ثبت خدمات از نرم افزار شفا، خود زنجیره ای از نرم افزارهای مرتبط است که هریک می تواند در بخشی از بیمارستان فرآیند دستی ثبت خدمت و هزینه را خودکار نماید. از این طریق و با حذف اشتباهات انسانی، کارآیی، بازده، و سرعت عملکرد هر بخش افزایش می یابد.

نگرش و رویکرد تخصصی به این مساله موجب شده، که هر زیرسیستم دارای جزئیات و فرآیند متفاوتی با زیرسیستم های دیگر باشد به نحوی که بتواند جنبه های مختلف هر خدمت را بصورت اختصاصی ثبت نماید. علیرغم این تفاوت ها، در انتها داده ها با قالبی ذخیره میشوند که امکان تبادل و یکپارچه سازی آنها بلافاصله امکانپذیر است.

روال و فرآیند ارتباط این زیرسیستم ها با هم بصورتی است که کاملا با فرآیند پذیرش، بستری، ترخیص، و صدور صورتحساب در بیمارستان، منطبق می شود و کاملا با متدها و استانداردهای کدگذاری مانند ICD سازگار است. ما معتقدیم که محصول ارائه شده توسط شرکت تیراژه رایانه تهران یکی از جامع ترین راهکارهای سازمانی و بیمارستانی است که بهترین روشهای فناوری را برای ثبت خدمات بکار گرفته است.

هر چند از یک دید کلی تمام بیمارستان ها مطابق یک جریان کار مشابه عمل می کنند، ولی در واقع هر بیمارستان از نظر روال بکارگیری پزشکان، پرسنل، و مدیران دارای چرخه کاری متفاوتی است. تیم کارشناسی تیراژه رایانه تهران به شما کمک می کند که ضمن اصلاح فرآیندهای سازمانی خود، نرم افزار را نیز مطابق نیازمندی ها و فرآیندهای اصلی بیمارستان تنظیم نمایید. این مساله شامل مواردی مانند افزودن فیلدهای اطلاعاتی، تعریف لیستهای پراستفاده، فرمولهای محاسباتی و تعرفه ها و موارد دیگر می شود.

نرم افزار تیراژه یک محصول ابرسازمانی است که براحتی می تواند بیمارستانهای بسیار بزرگ با استیشن های کاربری متعدد را پوشش دهد. هر کاربر از هر کدام از قسمتهای بیمارستان می تواند با وارد نمودن کلمه رمز و کسب مجوز، به سیستم وصل شده و بسته به نوع فعالیت و تخصص خود، خدمات ارائه شده به بیمار را ثبت نماید. برخی از زیرسیستم های زنجیره ثبت خدمات در سیستم شفا عبارتند از:

  • ثبت و پذیرش بیمار. اطلاعات مربوط به جنبه های مختلف پذیرش بیمار و انتقال وی به بخش یا درمانگاه های سرپایی، از طریق ماژول مرکزی ADT انجام می شود. این ماژول یا زیرسیستم، تمام فعالیت ها و عملکردهای مربوط به پذیرش، رزرو جا، مدیریت تخت، و جابجایی بیمار را مدیریت می کند. هزینه های مربوط به هر فعالیت بطور خودکار و مطابق قالبهای قابل تعریف در سیستم محاسبه می شود.
  • مدیریت بیماران سرپایی. این زیرسیستم نیازمندی های مختلف مربوط به ارائه خدمات به بیماران سرپایی را پوشش میدهد. امکانات مورد نیاز برای ارائه خدمات سرپایی در سیستم پیش بینی شده است. برخی از این امکانات عبارتند از ثبت بیمار، تعیین قرار ملاقاتها، رزرو وقت برای درمانگاه، ثبت پروسیجرها، درخواست مشاوره، و بسیاری قابلیتهای مفید دیگر
  • مدیریت بیماران بستری. ثبت اطلاعات و فعالیتهای مربوط به بیماران بستری یکی از مهمترین جنبه های هر سیستم بیمارستانی محسوب می شود. تمام فعالیت های مربوط به تشکیل پرونده، مدیریت ویزیتها، درخواستهای درمانی، روالهای تشخیصی و درمانی، مدیریت تختها، و ... در این سیستم پیش بینی شده است.
  • مدیریت آزمایشگاه و پاراکلینیک. این قسمتها نیازمند سطح بالایی از مدیریت روالها و عملکرد روان لیستهای انتظار هستند. زیرسیستم آزمایشگاه شفا قادر است تا با دریافت خودکار نمونه ها و مدیریت صفهای انتظار عملکرد بدون اشتباهی را ارائه دهد. اتصال مستقیم به دستگاه های آزمایشگاهی امکان صرفه جویی در وقت و نیروی انسانی را فراهم می کند. علاوه بر تولید انواع گزارشهای تخصصی در خصوص نتیجه آزمایش ها، ریز تمام آزمایش های انجام شده و مواد مصرفی و هر جنبه دیگر مربوط به خدمات انجام شده در سیستم ثبت و با بقیه زیرسیستم های شفا یکپارچه می شود.
  • مدیریت تصویربرداری. شفا دارای یک سیستم جامع برای مدیریت انواع فعالیتهای تصویربرداری است. امکانات این سیستم تمام نیازمندیهای پرسنل یک مرکز تصویربرداری مدرن را تامین می کند و با بهبود جریان کار در مرکز تصویربرداری، کیفیت ارائه خدمات را نیز ارتقاء میبخشد. ما میتوانیم بین سیستم تصویربرداری خود و PACS بیمارستان یک ارتباط مطمئن و دائم برقرار سازیم و از این طریق بیمارستان صاحب یک مرکز تصویربرداری بی نیاز از کاغذ خواهد شد. دسترسی به اطلاعات بیماران و نتایج گزارشهای تصویربرداری، از هر قسمت بیمارستان برای پزشکان امکانپذیر خواهد بود. ضمن ثبت تمام خدمات تصویربرداری، امکان برقراری ارتباط بین تصاویر پزشکی بیمار و پرونده الکترونیک بیمار نیز وجود خواهد داشت.
  • مدیریت داروخانه. سیستم داروخانه شفا یک راهکار بسیار منعطف و توانمند برای عملکرد روان داروخانه هاست. تمام فعالیت های روزمره داروخانه و پرسنل آن چه در وجه بیماران سرپایی و اورژانس، و چه برای بخشهای بستری در این سیستم پیش بینی شده است. هنگامی که پزشک دستورات دارویی را صادر نمود، نسخه می تواند هم بصورت دستی و هم با شیوه الکترونیک به داروخانه منتقل شود. امکان ارزیابی نسخ و مدیریت لیستهای کاری در سیستم وجود دارد. تمام اطلاعات مالی سیستم داروخانه با سایر زیرسیستم های شفا مرتبط است.
  • اتاق عمل. ماژول اتاق عمل شفا به نحوی طراحی شده است که ضمن ارتباط با زیرسیستم های مالی اداری و بخشها، خود می تواند برای مدیریت عملها و پروسیجرهای داخل اتاق عمل بصورت مستقل عمل نماید. همچنین این ماژول می تواند نوبت دهی اتاق عمل، زمانبندی عمل ها، مدیریت اطلاعات عملهای جراحی، ثبت پروسیجرها و مواد مصرفی، و ترخیص از اتاق عمل را انجام دهد.
  • ترخیص و صورتحساب. تمام مراحل مربوط به ترخیص بیمار بصورت خودکار در این قسمت انجام می شود. این زیرسیستم روال طولانی ترخیص بیمار را به چند دقیقه کاهش میدهد. مجموعه این امکانات کارآیی بالایی در روال ترخیص ایجاد میکنند که منجر به افزایش چرخه بازدهی هر تخت خواهد شد. مدیریت صورتحسابها با ارتباط بین تمام زیرسیستم های مختلف انجام میگیرد. در واقع این قسمت تکمیل کننده فعالیتهای ثبت خدمات و هزینه هاست.
  • انبار مرکزی و دارویی. بیمارستان های مدرن دارای انواع مختلفی از انبارها هستند که هزاران نوع مواد مصرفی مختلف در آن طبقه بندی می شود. داشتن اطلاعات به روز از وضعیت انبارها و ردگیری هر مورد در بیمارستان، برای مدیریت آن حیاتی است. سیستم انبار مرکزی ما جنبه های مختلف ثبت سفارش، مدیریت مواد، مسائل امنیتی، انبارگردانی، و ... را بخوبی پوشش می دهد.