مدیریت امور مالی / قیمت تمام شده


راهکار یکپارچه و کارآمد اداره و کنترل نظامهای مالی بیمارستان

واضح است که مدیران بیمارستان، به دنبال داشتن سیستم یکپارچه و راهکار فراگیر برای پوشش تمام جوانب نظام بیمارستانی خود هستند. غیر مرتبط بودن و جزیره ای عمل نمودن سیستم اطلاعات بیمارستانی و سیستم های مالی، موجب چالش های زیادی برای پرسنل و مدیریت بیمارستان می گردد. در بسیاری از بیمارستانها مسئولین مالی مجموعه مجبور هستند برای فرآیندهای انجام شده در سیستم بیمارستانی، مجددا اسناد را بصورت دستی تولید و در نرم افزارهای دیگری ثبت نمایند.

سیستم جامع اطلاعات بیمارستانی شفا علاوه بر پوشش فعالیتهای مالی بیمارمحور (از ابتدای مراجعه بیمار تا هنگام ترخیص، ارتباط با سازمانهای بیمه گر، طرح نظام نوین کارانه پزشکان و ...)، راه حلی یکپارچه و مناسب را نیز برای اداره و کنترل نظامهای مالی بیمارستانی ارائه می دهد.

شفا واحدهای مختلف مالی از جمله حسابداری، دریافت و پرداخت، انبارها و ... را تحت پوشش قرار داده و برای هر یک، زیرسیستم مناسب و منطبق بر قوانین بیمارستان های کشور ارائه می دهد. همچنین با توجه به یکپارچگی نظام مالی و نظام بیمار محور شفا، امکان تولید خودکار اسناد حسابداری از زیرسیستمهای مختلف درمانی و مالی در این مجموعه پیش بینی و اجرا گردیده است.

سیستم اطلاعات بیمارستانی شفا وضعیت مالی بیمارستان را تجزیه و تحلیل نموده و در داشبورد مدیریتی بصورت لحظه ای در اختیار مدیران ارشد قرار میدهد که این امر سبب تسهیل در تصمیم گیری و ایجاد کنترلهای داخلی در روند فعالیت های بخش ها و بیمارستان می گردد. عملکرد سیستم های مالی شفا بر مبنای حسابداری تعهدی و نقدی بصورت همزمان صورت می پذیرد. شفا امکان محاسبه قیمت تمام شده خدمات بر اساس روش ABC را داراست که در قسمت بعد شرح داده شده است.

زیرسیستم های مالی شفا عبارتند از:

  • حسابداری اسناد
  • مغایرت بانکی و کنترل چک
  • کارگزینی
  • حقوق و دستمزد
  • تدارکات و کارپردازی
  • انبارها
  • اموال
  • امور قراردادها
  • نظام محاسبه بهای تمام شده

نظام جامع قیمت تمام شده

سازمان های امروزی از هر نوع و اندازه با فشار فزاینده ای برای بهبود كارایی و اثربخشی روبرو هستند . تقریباً در تمام كشورهای جهان، وزارتخانه ها، سازمانها و شركتهای دولتی، دانشگاهها،بانكها و موسسات مالی، شهرداریها، و بیمارستان ها بیش از گذشته ازنظر پاسخگویی مالی زیر فشارند. این فشارها باعث شده است كه مدیران ارشد سازمانها برای گسترش سطح خدمات خود به فكر تغییر رویكردهای مدیریتی و مخصوصا نظام های برنامه و بودجه باشند تا از این طریق بتوانند علاوه بركاهش فشار بر روی سازمان خود موجبات توسعه فعالیتهای خود را فراهم آورند.

این مساله در بیمارستان ها و سایر سازمان های حوزه سلامت و درمان جدی تر و مهمتر است. مرتبط بودن فرآیندهای بیمارستانی با سلامت آحاد جامعه، نه تنها اجازه کاهش کیفیت یا سرعت خدمات را نمیدهد، بلکه هم از نظر قانونی و هم از نظر اخلاقی، کیفیت و سرعت ارائه خدمات درمانی و مراقبتی باید همواره رو به بهبود باشد (رجوع شود به بحث ایمنی بیمار). درگیر شدن بیمارستان ها با مسائل و مشکلات مالی، بلافاصله اقشار مختلف جامعه را نیز دچار چالش خواهد کرد. به همین خاطر است که بکارگیری روشهای علمی تر و جدیدتر در بیمارستانها از اهمیت بیشتری برخوردار است.

مدیران حوزه سلامت در سالهای اخیر با درك این موقعیت حیاتی، در جستجوی یافتن راهكارهای مناسب در استفاده موثر از منابع، برآمده اند . مدیران در غلبه براین مشكل با چالشهای زیر روبرو هستند :

  • تعیین بهای تمام شده واقعی و درست كالا و خدمات
  • اتصال برنامه های عملیاتی به استراتژیها
  • تعیین شاخصهای عملكردی و مدیریت آنها
  • بهبود کارایی کلی فرآیندها
  • ارزیابی گزینه های استفاده از خدمات بیرونی یا برون سپاری
  • همسو ساختن فعالیتها با رسالت و برنامه راهبردی سازمان

سیستمهای سنتی حسابداری، نمی توانند بین مصرف منابع و نتایج به دست آمده به صورت مستقیم یا غیرمستقیم ارتباط برقرار كنند و تنها به جمع آوری هزینه ها می پردازند. لازم است که حسابداران و مدیران دیدگاه خود را تغییر دهند وبه جای اندازه گیری مخارج برحسب منابع، به اندازه گیری هزینه ها برحسب خروجی ها و نتایج به دست آمده پیامدها روی آورند. دیدگاه امروز دنیا این است که آنچه كه باعث هزینه می شود فعالیت است نه نیروی انسانی ،تجهیزات و دیگر اقلام هزینه ای . بنابراین اگر چیدمان كارها یا همان فرایند انجام كار تغییر كند هزینه ها نیز تغییر می كند. زمانی كه اطلاعات حسابداری نه تنها از منظر منابع صرف شده بلكه از منظر خروجی ها و نتایج به دست آمده یعنی هزینه فعالیتها، و هزینه واحد خروجی و هزینه نتایج حاصل از خروجی ها، در اختیار مدیران قرار گیرد، آنها نیز مبنای معتبرتری برای تصمیم گیری در اختیار خواهند داشت.

در این میان محاسبه قیمت تمام شده محصول و خدمت با توجه به ضرورت ها و رویكردهای مدیریتی نوین به شكل فزاینده ای مورد توجه جدی قرار گرفته است. در شرایط دنیای مدرن امروزی که هزینه های غیر مستقیم و سربار سهم بسیار زیادی را نسبت به هزینه های مستقیم به خود اختصاص می دهند، به ویژه در ابرسازمانی چون بیمارستان که تنوع خدمات و محصولات بالاست، سرشكن كردن سربار بر خدمات با نرخ یكسان، قیمت تمام شده واقعی را به دست نمی دهد. قیمت تمام شده نادرست موجب تصمیم گیری های نادرست در حوزه های ارزیابی عملكرد مالی بخشهای مختلف، تخصیص منابع، تعیین قیمت و تعرفه كالا و خدمات می شود. در واقع در چنین محیطهای پویایی، عامل افزایش یا كاهش قیمت تمام شده تنها محصولات نیستند بلکه فرآیندها در این میان نقش مهمتری را ایفا می کنند. لذا برای تعیین قیمت تمام شده خروجی یك فرآیند (محصول یا خدمت) باید مجموع هزینه های فعالیت های دخیل در فرآیند را محاسبه كرد و هزینه های سربار را به تفكیك فعالیت ها به آنها تخصیص داد . این رویكرد تحت عنوان هزینه یابی بر مبنای فعالیت (ABC) نامیده میشود.

به طور خلاصه رویكرد و تكنیك هزینه یابی بر مبنای فعالیت (ABC) یك ابزار قدرتمند مدیریتی برای افزایش كارایی و اثر بخشی و در نهایت بهره وری سازمانی است خصوصا در سازمانهایی که عمدتا محصول فرآیندهای آنها خدمات هستند.

اهمیت بهای تمام شده در نظام درمانی کشور

با توجه به اهمیت محاسبه بهای تمام شده خدمات وتأثیری كه این سیستم در فراهم نمودن اطلاعات برای تصمیم گیری های مدیریت دارد، لزوم استفاده و بكارگیری از روشهای نوین در این زمینه بسیار ضروری و اساسی می باشد. در بخش بهداشت و درمان و خصوصاً خدمات درمانی با توجه به وجود سیستم تعرفه گذاری خدمات و عنایت به اینكه تا بحال هدف از ایجاد این بخش ارائه خدمات مناسب با هزینه پایین به كلیه اقشار جامعه بوده است، لذا به مسئله محاسبه بهای تمام شده خدمات توجه كافی نشده است.

اگر چه بیمارستانها از نظر عملیاتی به عنوان بخشهای غیر انتفاعی محسوب می گردند اما به هر حال از دید هزینه و درآمد عملا یك بنگاه اقتصادی محسوب می شوند كه باید همواره تعادلی بین در آمدها و هزینه های آن باشد در غیر این صورت ادامۀ فعالیت آن ها، حتی با وجود برخورداری از کمک های جانبی، با مشكلات زیادی مواجه می گردد. برای این منظور شناسایی هزینه ها و در آمدها بسیار مهم و اساسی است، كه این موضوع تا بحال در سیستم های بیمارستانی چندان مورد توجه واقع نشده است. بخشی از این بی توجهی ناشی از عدم احساس نیاز به فراهم كردن این اطلاعات بوده است و بخشی نیز ناشی از عدم كارآیی مبانی نظری و در دسترس نبودن روشهای مكانیزه و نرم افزارهای كامپیوتری برای محاسبه بهای تمام شده میباشد.

جهت محاسبه بهای تمام شده در سازمانها و ارگانهای دولتی مانند یک بیمارستان دانشگاهی، نیاز به استقرار یک نظام کامل حسابداری قیمت تمام شده در کنار نظام حسابداری مالی تعهدی است .

روش دستیابی به قیمت تمام شده خدمات

با توجه به توضیحات فوق، پیاده سازی چنین نظامی، به معنای ارائه راهکارهایی به منظور کاهش هزینه های غیرضروری و به کارگیری نظام هزینه یابی بر مبنای فعالیت و بودجه ریزی عملیاتی می باشد که در تمام قسمتهای بیمارستان و بخشهای اعمال جراحی، سرپایی و بستری انجام می شود. طراحي و پياده سازي سيستم مستلزم طي كردن مراحل و گامهايي است. بعضي از مراحل طراحي ممكن است كه همزمان و بصورت موازي با ساير مراحل انجام شود. مجموعه این راهکارها شامل مراحلی برای شناسایی، محاسبه، تعیین، و تسهیم هزینه هاست. انجام این مراحل نیز خود دارای پیش نیازیهایی میباشد.

شرکت تیراژه رایانه تهران نه تنها ابزارهای نرم افزاری لازم برای تحقق این نظام را آماده ساخته است، بلکه دارای یک متدولوژی تدوین شده برای پیاده سازی و اجرای مراحل فوق الذکر نیز می باشد. سیستم محاسبه قیمت تمام شده تیراژه، بخوبی با بخش های دیگر مدیریت اطلاعات بیمارستانی (شفا) مرتبط و یکپارچه شده، اطلاعات و پیش نیازهای لازم را برای عملکرد نظام قیمت تمام شده فراهم می کند.